Les logiciels de gestion du temps des employés sont des outils qui peuvent grandement faciliter la gestion des ressources humaines, du moins en ce qui concerne l’engagement des employés. Ces applications exécutent automatiquement et rapidement de nombreuses tâches liées à la GRH.
Cependant, trouver le bon logiciel de gestion des temps n’est pas une tâche facile. Chaque organisation est différente, et le choix du bon logiciel est donc crucial. Voici quelques conseils pour faciliter votre recherche.
Choisissez le bon logiciel pour votre organisation et votre activité
Chaque entreprise possède une structure organisationnelle qui lui est propre. Il est donc important de choisir le logiciel de gestion des temps et des présences qui convient à votre entreprise :
- Votre entreprise dispose-t-elle d’une structure organisationnelle simple, avec des horaires de travail fixes et peu de flexibilité ?
- Ou s’agit-il d’une structure complexe avec des heures de travail irrégulières, beaucoup d’heures supplémentaires et des horaires différents pour chaque service ?
- Ou s’agit-il d’une structure flexible qui peut s’adapter à des activités qui évoluent rapidement?
Votre gestion du personnel est-elle difficile à gérer ? Pas de panique ! Il existe aujourd’hui sur le marché un certain nombre de logiciels, des versions les plus basiques (pour les organisations simples) aux versions complexes avec de nombreuses extensions qui répondront parfaitement aux besoins de votre organisation.
Parmi les meilleurs et les plus intéressants du marché, vous avez le logiciel de pointage de ACE Electronic. Cette entreprise propose un logiciel complet avec des fonctionnalités variées permettant de booster vos plannings, contrôler les pointeuses badgeuses, gestion des accès, etc. Voir le site internet pour en savoir plus.
Performance du logiciel
Une fois que vous avez identifié votre type d’organisation, il est important de choisir un logiciel qui a les performances requises pour accomplir le travail, d’où l’importance de choisir les bonnes applications complémentaires. C’est dans ces applications complémentaires que le logiciel excelle, car elles accomplissent chacune des tâches spécifiques telles que la comptabilisation des heures supplémentaires ou la gestion des badges.
La facilité d’utilisation est également un critère important : choisissez un logiciel ergonomique, facile à apprendre et fiable dans le temps. N’oubliez pas non plus la compatibilité avec votre entreprise et les évolutions organisationnelles futures.
Performance du fournisseur
Outre les performances du logiciel de gestion des temps lui-même, le choix d’un bon fournisseur est important pour plusieurs raisons. La première est le service après-vente, qui comprend le dépannage et l’assistance téléphonique en cas de défaillance. Lorsque votre changeur de bande se bloque à cause d’un simple changement de programmation, il est rassurant de savoir que quelqu’un est là pour vous aider et que quelqu’un soit au bout du fil pour vous dire où cliquer.
Ensuite, il y a la question de la formation pour vous familiariser avec le logiciel et la qualité de la formation. Les questions de garantie sont également importantes. Dans tous les cas, les services du fournisseur sont détaillés dans le contrat de vente, qu’il convient donc de lire attentivement avant de s’engager définitivement. Ces services sont tout aussi importants que les performances du logiciel. En effet, une mauvaise performance du fournisseur peut entraîner une baisse de la productivité de l’entreprise. Cette baisse peut à son tour affecter les résultats de l’entreprise.
Un logiciel conforme aux exigences légales
Vous devez également choisir un logiciel conforme à la législation en vigueur et au droit du travail français. Il doit non seulement être en mesure de collecter et de traiter des données fiables pour remplir les obligations de l’employeur, mais aussi de récapituler de manière précise et fidèle les heures effectivement travaillées, qui servent de base au calcul du salaire.
Certains logiciels utilisent des arrondis, ce qui est tout à fait illégal. Par exemple, cette astuce, appelée « arrondi », ignore l’existence et le paiement des heures supplémentaires. Cela peut entraîner des sanctions pour les employeurs. Il est donc important de choisir un logiciel conforme à la loi et à la réglementation du travail afin d’éviter de futurs litiges avec les inspecteurs du travail et les salariés.